01 lis Informacja na temat tzw. e-doręczeń, czyli nowego, obowiązkowego sposobu komunikacji z administracją publiczną.
Nowe przepisy, wprowadzane na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych, nakładają na przedsiębiorców obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (tzw. skrzynki do e-doręczeń), która będzie traktowana jako oficjalny, równoważny z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, kanał komunikacji z urzędami (m.in. urzędami skarbowymi, ZUS, sądami czy urzędami gminy). Korespondencja wysłana przez urząd na ten adres będzie uznawana za skutecznie doręczoną. Celem wprowadzenia tych regulacji jest cyfryzacja i usprawnienie komunikacji na linii przedsiębiorca-urząd.
Poniżej staramy się przybliżyć Państwu to, co najważniejsze, tj. kogo nowe obowiązki dotyczą, w jakich terminach należy je wdrożyć oraz jak założyć wymaganą skrzynkę.
1. Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń?
Ustawa wprowadza różne terminy wdrożenia obowiązku w zależności od formy prawnej i daty rejestracji działalności.
Dla większości z Państwa, którzy od lat prowadzą działalność jako osoby fizyczne (przedsiębiorcy wpisani do CEIDG), kluczową i najważniejszą datą jest 30 września 2026 r. Do tego dnia należy zintegrować swoją skrzynkę z systemem i wpisać ją do bazy adresów elektronicznych (BAE). Jest więc jeszcze sporo czasu na dostosowanie się do nowych wymogów.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku rzemieślników prowadzących działalność w formie spółek osobowych (zarejestrowanych w KRS przed 10 grudnia 2023 r.). Formalny termin na wdrożenie tego obowiązku upłynął 1 stycznia 2025 r. Chcielibyśmy jednak Państwa uspokoić – e-doręczenia to nowa instytucja prawna, a jej pełne wdrożenie w systemie administracji publicznej i wśród przedsiębiorców jest procesem. W związku z tym, na ten moment nie są przewidziane specjalne sankcje za niedopełnienie tego obowiązku. Mimo to, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji z urzędami, rekomendujemy, aby spółki osobowe, które jeszcze tego nie zrobiły, niezwłocznie założyły adres do e-doręczeń i dostosowały się do nowych przepisów.
Dla porządku dodajemy, że nowe firmy (osoby fizyczne i spółki osobowe) rejestrowane od 1 stycznia 2025 r. mają obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń już w momencie składania wniosku o rejestrację.
2. Jak założyć adres (skrzynkę) do e-doręczeń?
Proces zakładania skrzynki jest bezpłatny i odbywa się online. Skrzynkę można założyć za pośrednictwem publicznego dostawcy tej usługi, którym jest Poczta Polska S.A.
Najprostszym sposobem na złożenie wniosku jest skorzystanie z platformy Biznes.gov.pl. Poniżej znajduje się bezpośredni link do odpowiedniej usługi, gdzie krok po kroku można przejść przez cały proces:
https://www.biznes.gov.pl/pl/
Do złożenia wniosku niezbędne będzie posiadanie środka identyfikacji elektronicznej, takiego jak Profil Zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna. Po pomyślnym złożeniu wniosku, adres do e-doręczeń zostanie aktywowany.
Podsumowanie i rekomendacje
Podsumowując, przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają czas na wdrożenie e-doręczeń do 30 września 2026 r. Natomiast spółki osobowe, pomimo braku bezpośrednich sankcji, powinny dopełnić tego obowiązku niezwłocznie. Zachęcamy do zapoznania się z procedurą i dopełnienia tego obowiązku z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć ewentualnych problemów technicznych i zapewnić sobie ciągłość w odbiorze korespondencji urzędowej.
Więcej szczegółowych informacji w omawianym zakresie znajduje się na rządowej stronie internetowej dedykowanej przedsiębiorcom: